2. Zakelijke e-mail schrijven

Samenvatting voor Nederlands - Schrijfopdracht: zakelijke e-mail schrijven

Wat is een schrijfopdracht?

Voordat jij kunt leren hoe je een schrijfopdracht maakt, moet je eerst weten hoe de schrijfopdracht eruit ziet. Bij een schrijfopdracht hoort vaak een tekst. In dit geval, in het examen van 2019, was dit de tekst waarover een zakelijke e-mail geschreven moest worden (zie video).

Deze tekst gaat over pubers die zich op school slecht kunnen concentreren, omdat ze erg moe zijn, maar thuis op tijd naar bed gaan zorgt thuis voor veel conflicten. Er is een onderzoek gedaan en het blijkt dat de melatoninepiek, dus wanneer het slaaphormoon in het bloed stijgt, bij pubers twee uur later is dan bij volwassenen. Smartphones maken dit probleem nog groter. Op vakanties gebruiken pubers minder apparaten en gebruiken ze hun biologische klok, ze slapen dan 9 of 10 uur.

Deze hoeveelheid slaap hebben ze nodig, want als ze na de vakantie weer op tijd op moeten staan missen ze 2 à 3 uur slaap. Eerder slapen lukt niet, in verband met die melatoninespiegel. En als het lukt om eerder op te staan, dan zit dat slaapverwekkende stofje nog in de hersenen. Hoe vroeger een tiener op moet staan, hoe beroerder hij het op school doet, want vermoeidheid heeft invloed op leerprestaties. Scholen zouden een uur later moeten starten, zodat de pubers in optimale omstandigheden kunnen leren.

In 2019 moesten de leerlingen vooral meerkeuze vragen over deze tekst beantwoorden. Naast de meerkeuze vragen moesten de leerlingen ook een zakelijke e-mail schrijven, met de informatie uit deze tekst. Bij deze tekst kregen de leerlingen een casus. Dit is een verhaal waarin een situatie wordt geschetst. Je moet dit goed lezen, zodat je weet voor wat voor situatie jij een e-mail moet schrijven.

Schrijfopdracht examen Nederlands 2019

In het examen van 2019 was dit de schrijfopdracht:

De schooldirectie is aan het nadenken over het aanpassen van de schooltijden, met ingang van volgend schooljaar. Het idee is om de lessen een uur later te laten beginnen. Dat betekent wel dat de lessen ’s middags langer zullen doorgaan. De directie wil graag weten wat de leerlingen vinden van een mogelijke aanpassing van de schooltijden. In de les Nederlands is de tekst ‘Als je puber te laat naar bed gaat’ behandeld. In die tekst wordt het beeld geschetst van vermoeide pubers aan het begin van de schooldag. In jouw klas ontstaat een discussie hierover. Sommige leerlingen herkennen dit beeld en zien de tekst als bewijs dat ze dus niets aan hun vermoeidheid kunnen doen. Andere leerlingen vinden dat je er zelf verantwoordelijk voor bent dat je genoeg slaapt, om zo uitgerust aan de schooldag te kunnen beginnen.

Je besluit om een e-mail te schrijven aan de schooldirecteur, waarin je laat weten of je voor- of tegenstander bent van het plan om de schooltijden aan te passen. In je e-mail beschrijf je de discussie in de klas over vermoeide pubers. Je geeft een mogelijk voordeel en een mogelijk nadeel van het aanpassen van de schooltijden. Natuurlijk geef je ook uitgebreid je mening. Aan het eind van je e-mail nodig je de directeur uit om met de klas in gesprek te gaan over het plan om de schooltijden aan te passen.

Zakelijke e-mail schrijven

Je weet dus nu:

• Dat er in jouw klas een discussie is ontstaan over de tekst: ‘Als je puber te laat naar bed gaat’;
• Dat de directie van jouw school wil weten wat de leerlingen vinden van een mogelijke aanpassing van de schooltijden;
• En dat jij een e-mail gaat schrijven aan de schooldirecteur, waarin je laat weten of je voor- of tegenstander bent van het plan om de schooltijden aan te passen.

In de e-mail beschrijf je:

• De discussie in de klas;
• Je geeft een voordeel en een mogelijk nadeel;
• Je geeft je mening in de mail;
• En je nodigt de directeur uit om met de klas in gesprek te gaan. 

Bij de schrijfopdracht krijg je hele duidelijke richtlijnen en extra details. Een aantal gegevens is al voorgedrukt in de uitwerkbijlage. Vermeld het onderwerp van je e-mail in de onderwerpregel. Gebruik voor je e-mail de gegevens op de vorige bladzijde en eventueel de tekst ‘Als je puber te laat naar bed gaat’. Gegevens die niet in de opdracht staan, moet je zelf bedenken.

Besteed in jouw e-mail aandacht aan de volgende punten:

− Jezelf voorstellen; 

− De aanleiding om de e-mail te schrijven;

− Een beschrijving van de discussie in de klas; 

− Een mogelijk voordeel van het aanpassen van de schooltijden; 

− Een mogelijk nadeel van het aanpassen van de schooltijden; 

− Jouw mening over het plan om de schooltijden aan te passen; 

− Twee passende, nieuwe argumenten die jouw mening ondersteunen;

− Een vraag aan de directeur om met de klas in gesprek te gaan; 

− Een voorstel voor datum en tijdstip van gesprek met de klas; 

− Een verzoek om een snelle reactie. 

Sluit je e-mail af met ‘Met vriendelijke groet,’ of ‘Hoogachtend,’ en je eigen voor- en achternaam. Let op: Zorg ervoor dat je tekst minimaal uit 100 woorden bestaat. Bij minder dan 100 woorden krijg je geen punten voor taalgebruik.

Nu weet je hoe de schrijfopdracht eruit ziet. Je leert nu hoe je een soortgelijke schrijfopdracht kunt aanpakken. Je ziet hele duidelijke punten, waar de e-mail aan moet voldoen. Het is dan ook verstandig om deze punten één voor één te verwerken in de e-mail. Je mag aantekeningen maken, dus je kunt ieder punt die je verwerkt hebt in je email wegstrepen.

Oefenen met het schrijven van een zakelijke e-mail

Laten we een stukje samen doen. Het e-mailadres en de aanhef hoef je zelf niet meer op te schrijven als dat er al staat. We gaan de punten een voor een verwerken.

Allereerst staat er dat je een onderwerp moet vermelden. Je kent de opdracht nu. Wat is volgens jou een goed onderwerp voor deze e-mail? Dat is ‘aanpassing schooltijden’, of iets wat daarop lijkt. Let op: het onderwerp, in de onderwerpregel, bestaat maar uit enkele woorden. Nu we het onderwerp hebben ingevuld, strepen we dit weg bij de opdracht.

Dan lezen we verder en zien we dat bij de punten zijn aangekomen. Het eerste punt: stel jezelf voor. Kun jij een goede zin of zinnen bedenken hoe je in deze e-mail jezelf kunt voorstellen? Een optie zou kunnen zijn: Ik ben Sofie van de Water. Ik ben 15 jaar en zit in klas 4TC. Dat is kort en krachtig. Je kunt het eerste punt wegstrepen nu.

We gaan nu naar het tweede punt: de aanleiding, oftewel waarom je deze e-mail schrijft. Zoals: Ik schrijf deze e-mail, omdat er een discussie is ontstaan in de klas, nadat we een tekst hebben gelezen. En zo ga je verder, totdat je alles hebt weggestreept. Vergeet niet de e-mail af te sluiten met vriendelijke groet, en je eigen voor en achternaam. En vergeet niet je woorden te tellen.

Een tip: het is verstandig om zoveel mogelijk van de zin uit de opdracht te herhalen. Zo maak je de kans op een spellingfout klein. Een voorbeeld: in de schrijfopdracht kun je zetten: Een mogelijk voordeel van het aanpassen van de schooltijden zou kunnen zijn dat de leerlingen minder moe zijn, waardoor de schoolresultaten zullen verbeteren. 

Of: Ik wil u vragen om met de klas in gesprek te gaan.

Hoe wordt een schrijfopdracht beoordeeld?

Allereerst wordt er gekeken naar taalgebruik. Hiervoor krijg je voordat je begint al 5 punten, maar zodra er een foutje in zit, gaat er een punt vanaf. Meer dan 5 fouten betekent 0 punten voor dit onderdeel. Er wordt gekeken naar: 

* Onvolledige zinnen

* Onjuiste woordkeuze

* Onjuiste verwijzingen

* Onjuiste zinsbouw

Vervolgens kijkt de examinator naar de inhoud. Hiervoor geldt wederom dat je 6 punten cadeau krijgt en er bij ieder punt dat jij niet beschreven hebt, er 1 punt vanaf gaat. Daarom is het zo belangrijk dat je ieder punt dat je beschreven hebt wegstreept, zoals je in deze video hebt gezien.

Als laatste wordt je beoordeeld op de presentatie en de conventies. Hiervoor krijg je 2 punten, behalve als je een van deze onderdelen vergeet: 

* Een passend onderwerp

* Een slotformule (naam)

* Alinea’s. Dit onderdeel hebben we in deze video nog niet benoemd, maar gebruik witregels en alinea’s. Dit hoort tenslotte bij formele schrijfopdrachten. 

* Samenhang. Om samenhang te creëren gebruik je signaalwoorden. Zoals, ten eerste, ten tweede, vervolgens… deze woorden zorgen voor samenhang. 

* Een logische volgorde

* Passend taalgebruik. Hierbij moet je denken aan formeel taalgebruik. Dit was een zakelijke e-mail, dus je gebruikt het juiste zakelijke taalgebruik. Je zegt dus geen ‘jij’ of ‘je’, maar ‘u’. 

Let wel op! Heb je minder dan 100 woorden gebruikt? Dan mag de examinator niet nakijken, en dan vervallen alle punten.

Je weet nu hoe je een schrijfopdracht moet aanpakken. Neem de tijd voor de schrijfopdracht, lees de opdracht goed door, streep weg wat je al verwerkt hebt én controleer als je klaar bent nog een keer of je echt alles gedaan hebt. Dan kan het niet meer mis gaan! Heel veel succes en vergeet niet om ook de andere uitlegvideo’s te bekijken, zodat je straks goed voorbereid bent op het eindexamen!